Kundcase – Bellbox cloud BI

Hyrlösning för beslutsstöd hjälper Sveriges största kedja för hårvårdsprodukter att styra butiksutvecklingen.

2014 gick Bellbox samman med e-handelsföretaget Lyko. Antalet butiker har numera ökat till 30 och varuförsäljningen i e-handeln erbjuder 35 000 produkter från mer än 500 varumärken. Här kan du läsa om hur Bellbox fick kontroll över varuflödet och försäljningen med BISS Retail innan man gick samman med Lyko. Lyko har efter sammanslagningen fortsatt att använda lösningen från BizOne och utökat antalet användare.

Bellbox är Sveriges största butikskedja för professionell hårvård och har sedan 2001 öppnat 24 butiker. Konceptet har från första början varit att erbjuda Sveriges bredaste sortiment av hårvårdsprodukter och detta till bra priser. I Bellbox sortiment finns idag över 2 500 produkter från ledande leverantörer och som en extra butik finns också en webbshop. I samtliga butiker finns även hårsalonger, Studio by Bellbox, som erbjuder allt från klippning till olika typer av behandlingar och håruppsättningar. 2010 förvärvades Bellbox av investmentbolaget Fidelio Capital vars strategi är att investera i bolag som har goda förutsättningar att växa och utvecklas. En flexibel hyrlösning för beslutsstöd från BizOne ger också de rätta förutsättningarna att styra butiksutvecklingen.

Bellbox växer med en handfull butiker per år och förutom expansionen i Sverige finns också planer på att etablera kedjan i Norge. Idag finns en butik i Norge men på sikt kommer Bellbox att ha samma tillväxttakt där som i Sverige. Kedjan har ett 100-tal heltidsanställda medarbetare, närmare tvåhundra med timanställd extrapersonal och en omsättning på drygt 170 miljoner kronor. Den snabba tillväxten har satt fokus på behovet av ett flexibelt beslutsstöd som enkelt kan anpassas i takt med kedjans utveckling. Behovet av ett beslutsstöd blev uppenbart när Fredrik Runesson tillträdde som CFO i början av 2013. Fredrik arbetar också mycket aktivt med den operativa styrningen och utvecklingen av butikerna. Att kontinuerligt utveckla processer, administrativa flöden och arbetsrutinerna både centralt och på butiksnivå är några av Fredriks viktigaste mål.

– När jag kom till Bellbox fanns ett kassasystem som den i princip enda informationskällan när bland annat försäljningssiffrorna skulle analyseras. Med det stora produktsortimentet blev resultatet att vi fick ut cirka 700 000 rader och det går givetvis inte att analysera de datamängderna på ett meningsfullt sätt. Jag har arbetat med BI-verktyg tidigare och insåg att vi snabbt behövde en BI-lösning som passade vår verksamhet och som gjorde att vi på ett enkelt sätt kunde få svar på frågor som exempelvis vad vi säljer bra av, vad vi tjänar pengar på och vilka varumärken som säljer mest.

Med flexibelt BI-stöd finns ingen risk att bygga in sig i ett hörn

Fredrik Runesson hade en klar bild av hur han ville att BI-lösningen för Bellbox skulle vara utformad. Ett par av huvudkraven var att BI-verktyget skulle vara snabbt att bygga upp och ta i drift, samt enkelt att expandera i takt med att man ser nya analysmöjligheter.

– BizOnes hyrlösning för beslutsstöd med en fast månadskostnad passar oss perfekt och vi har fått tillbaka investeringen snabbt. Genom hyrtjänsten har vi sluppit dra igång ett eget tidskrävande projekt för att få igång en BI-lösning. Vi har inte heller behövt investera i program- och hårdvara eller underhåll och personal som ska drifta lösningen. Väldigt viktigt är också att vi genom att hyra får en flexibel och lätt utbyggbar lösning utan någon risk för att vi bygger upp ett BI-stöd som gör att vi fastnar i ett hörn. För mig är det självklart att ett BI-stöd hela tiden ska kunna utvecklas i takt med att en verksamhet förändras och vi ser nya möjligheter att använda verktyget. BizOne är också duktiga på att arbeta proaktivt och ge förslag på hur lösningen kan utvecklas. Att lösningen var igång redan efter några veckor är ett stort plus.

BizOnes hyrtjänst innebär att information hämtas från Bellbox olika verksamhetssystem med önskad frekvens och att BizOne sedan läser in dessa i ett datalager. Fredrik Runesson och andra på Bellbox kommer sedan åt dessa data via en webbläsare och kan därefter göra önskade analyser och enkelt sammanställa rapporter. En rutin har också byggts upp så att rapporter skickas ut automatiskt via mail. Med BizOnes hyrlösning för beslutsstöd har Bellbox fått helt nya möjligheter att analysera och jämföra butikerna, samt styra verksamheten. Även för butikerna har det nya beslutsstödet inneburit stora förändringar.

– Idag har varje butik en aktuell bild av exempelvis försäljningen och varje måndag får varje butikschef en aktuell rapport om den egna butiken. Det finns inte längre någon osäkerhet om vilka produkter som säljer bra och butikerna kan också på ett helt annat sätt arbeta aktivt med egna butiks- och säljaktiviteter. Butikerna kan exempelvis snabbt få konverteringsstatistik över hur många besökare som faktiskt köper en produkt. Den informationen blir ett starkt beslutsstöd när det gäller att styra personalens agerande i butikerna. Information om hur många kunder som besöker butikerna vid olika tider förenklar också schemaläggningen och beslut om när extrapersonal bör kallas in, förklarar Fredrik.

Med BizOnes BI-lösning är det även enkelt att ta fram information om snittköp per säljare, täckningsbidragen för olika produkter och hur mycket rabatter som butikerna använder i sin marknadsföring och vilken effekt de har.

Ett verktyg för strategiska inköp som också gör det enkelt att starta nya butiker

Med mer än 2 500 produkter och inköp för drygt 80 miljoner kronor per år finns det ett stort värde för Bellbox att kunna styra inköpen med utgångspunkt från faktisk försäljning och lagerstatus. Utan beslutsstöd var det inte möjligt tidigare då kapital kunde bindas i produkter som sålde dåligt och låg kvar på lagerhyllorna lång tid.

– Strategiskt bra inköpsrutiner kräver full kontroll ned på varje enskild produkt. Tidigare fanns det en stor osäkerhet och det var alltför mycket gissningar om vad som sålde bra och hur mycket som fanns i lager. Inköpen kunde därför mer ske på känsla än på fakta vid leverantörskontakterna. Idag är situationen helt annorlunda och de uppföljningsmöjligheter vi fått med BizOnes lösning betyder mycket för hela inköpsprocessen, fortsätter Fredrik.

Ytterligare ett värde i hyrlösningen från BizOne är att Bellbox fått ett verktyg som underlättar uppstarten av nya butiker. Med ett komplett BI-verktyg förenklas etableringsarbetet centralt samtidigt som butiksansvariga för de nya butikerna från första dagen kan följa försäljningen och styra arbetet i butikerna.

– För oss som arbetar centralt med etableringar, ekonomiska rutiner samt försäljnings- och marknadsstrategier blir allt så mycket lättare när vi har ett bra BI-verktyg. Vi behöver inte lägga någon tid på att bygga upp rutiner för varje ny butik och vi har också full kontroll från första dagen när en ny butik öppnats. Genom att slippa mycket manuellt arbete med rapporter och analyser kan vi ha fullt fokus på att istället vidareutveckla BI-stödet. Sådana möjligheter finns och de ska vi också utnyttja, avslutar Fredrik Runesson.