Vad bör man leta efter i ett budget- och planeringsverktyg?

Ämne: BI-verktyg

Fortfarande idag så är budget- och prognosprocessen i många företag och organisationer en manuell process baserad på olika Excel-ark som skickas runt i verksamheten. Processen är ofta tidskrävande och det kan vara svårt att följa hur budgeten eller prognosen växer fram. Upplever ni att processen kring budget- och prognos blivit svår att hantera eller kraven på uppföljning under processen ökat så finns idag bra systemstöd för att underlätta och öka kvalitén i processen.

Vi har själva utvärderat flera systemstöd som finns på marknaden och noterat ned några punkter som vi värderar hos ett systemstöd för budget och prognos.

  • Ett systemstöd där man kan utnyttja organisationens befintliga kunskaper ger många fördelar. En vanlig kompetens bland controllers som är engagerade i budget- och prognosarbetet är Excel. Ett verktyg som möjliggör att kunna definiera inmatnings-mallar utifrån ett kalkylbladstänk med stöd för många av Excels formler möjliggör att en ny lösning snabbt kan tas fram. Befintligt engagemang och kunskap kan nyttjas direkt.
  • Ett modernt och användarvänligt webbgränssnitt är viktigt och möjliggör att fler längre ut i organisationen kan engageras i budget- och prognosarbetet.
  • Att kunna roll-styra inmatningen ger flera fördelar. Att kunna definiera inmatnings-mallar centralt som kan användas av flera olika användare med olika ansvarsområden minskar det manuella arbetet och ökar kvalitén av informationen. Systemet bör kunna konsolidera informationen utan manuellt arbete (till skillnad från att sitta och slå ihop olika Excel-ark).
  • Möjligheten till spårbarhet. Ett systemstöd för budget- och prognos bör stöda transparens och ansvar genom att kunna se full historik kring hur ett värde uppdateras under processen.
  • Ett systemstöd för budget- och prognos bör vara öppet och lätt att integrera mot befintliga lösningar.